Was ist ein Workwear Management System?

Und wie EasyWear deinem Unternehmen dabei hilft, Arbeitskleidung effizient zu verwalten

In vielen Unternehmen gehört Arbeitskleidung zum Standard. Ob Bauunternehmen, Industrie oder Logistik – ohne passende Bekleidung läuft nichts. Doch während Produkte und Designs sorgfältig ausgewählt werden, bleibt eines oft vernachlässigt: die Verwaltung von Arbeitskleidung. Genau hier kommt ein Workwear Management System ins Spiel.

Was ist ein Workwear Management System?

Ein Workwear Management System ist eine spezialisierte Softwarelösung zur Verwaltung, Bestellung und Ausgabe von Arbeitskleidung. Ziel ist es, den gesamten Lebenszyklus von Workwear – von der Bedarfsanalyse über die Bestellung bis zur Rückgabe oder Aussonderung – digital und effizient abzubilden.

Mit einem solchen System lassen sich u.a. folgende Prozesse zentralisieren:

• Verwaltung von Mitarbeiter- und Abteilungsdaten

• Zuordnung von Arbeitskleidung zu bestimmten Rollen oder Personen

• Budgetierung und Kostenverfolgung

• Bestellfreigaben und Lieferantenanbindung

• Bestands- und Lagerverwaltung

• Transparente Kommunikation mit Mitarbeitenden

Die Herausforderung ohne System

Viele Unternehmen verwalten Arbeitskleidung noch immer über Excel-Listen, E-Mail-Bestellungen oder sogar Papierformulare. Das führt zu:

• Überbestellungen und ungenutzter Lagerware

• Fehlendem Überblick über Ausgaben und Bestände

• Unklare Verantwortlichkeiten bei der Ausgabe

• Zeitfressern in der Verwaltung

• Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden, die lange auf ihre Ausstattung warten müssen

Wie EasyWear als Workwear Management System hilft

イージーウェア ist eine moderne, cloudbasierte Bekleidung Management Software, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die Arbeitskleidung an ihre Belegschaft ausgeben. Dabei steht nicht nur die Bestellung im Fokus, sondern die komplette Prozessoptimierung – vom Bedarf bis zum Lager.

Die wichtigsten Funktionen von EasyWear:

• Admin-Dashboard zur zentralen Steuerung von Budgets, Abteilungen, Freigaben und Inventar

• Mobile App für Mitarbeitende, um direkt vom Smartphone aus Arbeitskleidung zu bestellen und den Status im Blick zu behalten

• Transparente Budgetierung auf Mitarbeitenden- oder Abteilungsebene

• Automatisierte Kostenbuchung und nahtloser Export für Buchhaltung & Controlling

• Lager- und Inventarverwaltung, um Bestände live zu überwachen und Bedarfe richtig zu steuern

• Integration in bestehende Tools wie z.B. Beekeeper, Microsoft Teams oder Systeme über offene Schnittstellen

Die Vorteile für dein Unternehmen:

• Kosteneinsparung durch genaue Bedarfsplanung und Vermeidung von Überbestellungen

• Mehr Transparenz, weil jede Bestellung nachvollziehbar dokumentiert wird

• Entlastung der Verwaltung, weil manuelle Excel-Tabellen oder E-Mails entfallen

• Zufriedenere Mitarbeitende, die jederzeit wissen, was sie erhalten und wann

Fazit: Warum ein Workwear Management System wie EasyWear Sinn macht

Arbeitskleidung ist ein Kostenfaktor – und ein potenzieller Störfaktor, wenn Verwaltung und Kommunikation nicht funktionieren. Mit einem Workwear Management System wie EasyWear holst du dir nicht nur ein praktisches Tool ins Unternehmen, sondern auch mehr Kontrolle, Effizienz und Zufriedenheit.

Ob 50 oder 5.000 Mitarbeitende – EasyWear wächst mit dir mit.
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